Die besten Tipps und Tricks zur Betriebskostenabrechnung

Alle Jahre wieder flattert die Betriebskostenabrechnung ins Haus und sorgt entweder für große Freude oder großen Frust. Je nachdem, ob der Brief die Info über eine schöne Rückzahlung oder eine eher unangenehme Nachzahlung mit sich bringt. Aber mal ganz ehrlich: Wer hat hier eigentlich einen Plan davon, was diese Abrechnung alles beinhaltet?

Wir haben mit Frank Maciejewski vom Berliner Mieterverein e.V. gesprochen. Hier kommen einige, wichtige Infos rund um deine Betriebskostenabrechnung!

Was sind Betriebskosten?

Darunter sind die anfallenden Unterhaltungs- und Wartungskosten zu verstehen, die dem Vermieter durch das Eigentum am Grundstück oder durch die Nutzung eines Hauses entstehen. Welche Kosten tatsächlich zu tragen sind, legt der Mietvertrag fest.

Was wird da abgerechnet?

Das sind die Kosten, die nicht mit der Grundmiete abgegolten werden. Sie sind in der Betriebskostenverordnung festgehalten, die insgesamt 17 Arten der Betriebskosten enthält. Wasserversorgung, Entwässerung, Heizung, Hauswart, und so weiter: Das sind die Kosten, die zur Bewirtschaftung eines Hauses oder einer Wirtschaftseinheit laufend anfallen.

In welchem Zeitraum muss die Abrechnung eingehen?

Die gesetzliche Regelung lautet hier, dass man spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Post bekommen sollte.

Gilt immer diese Einjahresfrist?

Faktisch ja, es sei denn, der Vermieter hat die Fristversäumung nicht zu vertreten. Wenn der Vermieter die Frist nicht einhält, kann er beispielsweise auch keine Nachforderungen geltend machen. Diese können nur binnen der 12 Monate eingefordert werden. Die Abrechnungsperiode ist in der Regel vom 01.01.-31.12., dementsprechend können Nachforderungen nur bis 31.12. des Folgejahrs gestellt werden. Mit Nachforderungen ist gemeint, dass die Vorschüsse, die vom Mieter geleistet wurden, nicht ausreichen. Dann muss eine weitere Zahlung erfolgen. Der Mieter hat aber das Recht, auch nach Ablauf des Jahres Guthaben zu beanspruchen. Da gibt es eine dreijährige Verjährungsfrist. Bis dahin kann er noch etwas einklagen.

Was sind kalte und warme Betriebskosten?

Die Warmen sind Warmwasser und Heizung. Kalte sind alle Betriebskosten ohne Heizung und Warmwasser.

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Was muss eine vollständige Abrechnung beinhalten?

Sie muss eine Zusammenstellung der Gesamtkosten des Hauses oder der Wirtschaftseinheit enthalten. Dann die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels sowie die Berechnung des Mieteranteils. Und am Ende noch den Abzug von dem vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen, woraus sich entweder ein Minus oder ein Plus ergibt.

Was ist ein Umlageschlüssel?

Das kann man auch Verteilerschlüssel nennen. Der regelt, wie die im Haus angefallenen Betriebskosten auf die einzelnen Mieter aufgeteilt werden. Meist gilt die Wohnfläche als Maßstab.

Gibt es Umlageschlüssel, die dem Mieter Nachteile verschaffen?

Eine vierköpfige Familie kann in einer Wohnung leben, die genauso groß ist, wie die Wohnung, in der ein Single wohnt. Beide Haushalte müssen oft aufgrund der gleichen Wohnfläche dieselben Betriebskosten zahlen, obwohl der Wasserverbrauch bei den zwei Parteien sehr unterschiedlich ist. Aber da wäre es zum Beispiel möglich, Wasseruhren einzubauen und so nach Wasserverbrauch und nicht nach Wohnungsgröße abzurechnen. Das kann man auch mit Müll so handhaben. Es gibt ein Mülllverbrauch-Messungsgerät bei dem jeder Haushalt eine Chipkarte bekommt, die er dann an den Container ranhalten muss, bevor er seinen Beutel Müll hineinwirft. Am Ende des Jahres werden die Aufzeichnungen über die entstandenen Kilo Müll ausgewertet und die Haushalte entsprechend ihrer Chipkarten abgerechnet.

Wo schleicht sich gerne der „Fehler“ ein?

Beispielsweise bei den sogenannten sonstigen Betriebskosten, weil einige Vermieter glauben, dort alles unterbringen zu können, was sie sonst nirgendwo unterbekommen können. Zum Beispiel könnten da die Kosten für einen Concierge fürs Haus aufgeführt werden. Aber in solch einem Fall kann eine Rechtsberatung oft noch was für die Mieter rausholen, weil so etwas oft gar nicht im Mietvertrag festgehalten wurde und somit nicht geht.

Aber es kann auch sein, dass kein Hauswart, sondern ein ganzes Startup plötzlich für den Garten zuständig ist und die kosten natürlich auch mehr. Die Mehrkosten sollen dann auf die Mieter gelegt werden, aber die sehen darin eine Unwirtschaftlichkeit. Der Hauswart würde ja viel günstiger sein. Aber nun ist der Mieter in der Beweispflicht. Er sieht die Unwirtschaftlichkeit, muss sie aber dann auch belegen können. Das ist ganz schwierig, weil Vieles auch schlecht vergleichbar ist. Ansonsten gibt es noch Ablesefehler. Deshalb sollte man sich am besten die Werte, die abgelesen werden, auch notieren, um das später in der Abrechnung gegenchecken zu können.

Wann kann der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen?

Maßstab dafür ist die vorangegangene Betriebskostenabrechnung. Daran ist erkennbar, ob die Vorauszahlungen sehr stark überstiegen wurden oder zu viel gezahlt wurde, sodass es zu einer Rückzahlung kommen musste. Bei einer Erhöhung oder Senkung muss dann prognostiziert werden, wie viel im darauffolgenden Jahr verbraucht werden könnte. Der Mieter kann natürlich gegen eine Erhöhung vorgehen, irrt er sich, kann jedoch schnell ein Zahlungsverzug entstehen, der den Vermieter zur Kündigung des Mietvertrags berechtigt. Deshalb sollte ein Streit um die Betriebskostenvorauszahlungen grundsätzlich vermieden werden.

Generell ist es also wichtig: immer selbst hinterher sein. Auch die Größe der Wohnung mit der im Vertrag angegebenen Größe abgleichen, um so zu schauen, ob die Heizkosten auch beispielsweise Sinn machen. Sei hinterher und spare so bares Geld!