Checkliste für Gewerbeimmobilien: So findest du das perfekte Büro

Auf eBay Kleinanzeigen findest du nicht nur Mietwohnungen, Eigentumswohnungen und Häuser zum Kauf, sondern auch Gewerbeimmobilien. Und wer Räumlichkeiten für sein Geschäft sucht, hat natürlich besondere Ansprüche. Damit die Auswahl des perfekten neuen Büros gut funktioniert, haben wir die wichtigsten Punkte zusammengetragen, die als kleine Checkliste für Gewerbeimmobilien bei der Entscheidungsfindung helfen können.

Lage des neuen Büros

Ist der Standort für potenzielle Kunden und Mitarbeiter attraktiv? Sind die Räume gut erreichbar? Diese Fragen sollten sich alle stellen, die neue Büroräume suchen. Denn nicht nur für die Mitarbeiter ist es wichtig, dass das Büro gut erreichbar ist. Ist es vielleicht auch vorgesehen, dass Kunden und Geschäftspartner diese Räume betreten werden? Ein freundlicher und heller Empfangsbereich mit einer offenen, freundlichen Struktur vermittelt einen besseren Eindruck als dunkle Räume, in denen für Besucher kein richtiger Platz geschaffen werden konnte.

Die Räume sind nicht nur wichtig für den ersten Eindruck, sondern transportieren auch die erste, nachhaltig wirkende Botschaft auf Bewerber, Besucher, Partner und Kunden. Sie zeigen, wofür das Unternehmen steht. Stadtnahe – oder sogar zentral gelegene – Büroräume sind zwar preislich etwas teurer, können sich aber durchaus lohnen: Eine attraktive Lage kann dem Firmenimage nützen und mögliche Neukunden anziehen.

Auch vorhandene Parkmöglichkeiten, behindertengerechte Zugänge, eine gute Autobahnanbindung oder eine gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr können das Image des Unternehmens positiv beeinflussen – und potenzielle, gut qualifizierte Bewerber anziehen. Bei der Suche in einer fremden Stadt empfiehlt es sich, vorab genau den Ruf des Stadtteils, in dem die möglichen Räumlichkeiten liegen, unter die Lupe zu nehmen, um nicht im Nachhinein eine böse Überraschung zu erleben.

Die richtige Größe ermitteln

Weiter geht’s in der Checkliste für Gewerbeimmobilien: Nicht zu groß, aber auch nicht zu klein – die neuen Räume sollten genau passen, aber auch im Bedarfsfall ausbaufähig sein, falls das Unternehmen wächst. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht zu eng aufeinander sitzen, damit das Betriebsklima nicht darunter leidet. Doch auch zu große Räume belasten mitunter das „miteinander“ und können sich negativ auf das Teamgefüge auswirken. Eine sinnvolle Faustregel bietet die „10m²-Rechnung“, bei der davon ausgegangen wird, dass für jeden Schreibtisch mit Bildschirm eine Fläche von etwa 10m² benötigt wird. Arbeitsrechtlich verankert sind jedoch 8m².

Natürlich solltest du genau überlegen, wie der tatsächliche Bedarf ist. Wird verstärkt in individuellen Teams gearbeitet oder sind Meetings an der Tagesordnung? Dann solltest du darauf achten, dass genug Rückzugsflächen vorhanden sind und auch Räume, die für verschiedene Formen der Konferenzen genutzt werden können. Für Besucher sollte ein heller und freundlicher Empfangsbereich mit Sitzmöglichkeiten geschaffen werden, der etwas separat der Arbeitsplätze liegt, damit die Mitarbeiter nicht gestört werden.

Die Größe ist also mitunter die schwierigste Entscheidung beim Einzug oder Umzug in ein neues Büro, denn dabei müssen auch Faktoren bedacht werden, die langfristige, oft sogar mehrjährig relevante Entscheidungen beeinflussen. Firmenwachstum, Expansion oder auch Implementierungen neuer Abteilungen müssen hier bereits berücksichtigt werden, da Mietverträge oft über mehrere Jahre geschlossen werden.

Mietdauer

Gewerbliche Verträge unterscheiden sich in vielen Punkten von privaten Mietverträgen. Ein Punkt ist jedoch besonders signifikant: Die Mietdauer wird meist mit einer Mindestdauer, oftmals aber auch über eine gesamte Jahreslaufzeit angegeben. Dabei ist es wichtig, strukturiert die nächsten Jahre zu betrachten: Wird das Unternehmen wachsen und reicht die Fläche dafür aus? Sind die Kosten in der Firmenfinanzplanung separiert von allen Nebenkosten bedacht? Sind die aktuellen Gewerbesteuersätze für die jeweilige Stadt berücksichtigt? Doch vor allem Existenzgründer sollten sich hier vorsichtig verhalten, denn wenn das Unternehmen noch ganz jung ist, lassen sich Faktoren wie Wachstum, Rentabilität oder ähnliches schwer abschätzen.

Ausstattung und Infrastruktur

Wer eine ungefähre Vorstellung von der Größe und Lage hat, muss auch bedenken, was sie oder er von der Ausstattung erwartet. Zum Beispiel mag die herrschaftliche Stadtvilla im Speckgürtel wunderschön gelegen sein – aber hätte ein Unternehmen dort auch die nötige Infrastruktur, um wirklich effizient arbeiten zu können? Ein funktionierender Handyempfang, schnelles Internet und funktionierende Steckdosen bilden zumindest eine wichtige Grundlage für das Arbeiten. Die sanitären Anlagen, gute Licht– und Temperaturverhältnissen sind für die Zufriedenheit der Mitarbeiter nicht zu unterschätzen.

Achte darauf, dass sich die Fenster verdunkeln lassen, falls die Sonne blendet und auf den Monitor scheint. Eine Teeküche steigert ebenfalls das Wohlbefinden der Mitarbeiter. Optimal ist, wenn  sich hier Kaffeevollautomaten, Wasserspender und Mikrowelle aufstellen lassen, ohne dass die Geräusche Arbeit oder Kundengespräche beeinträchtigen. Denn das Mahlwerk der Kaffeemaschine oder Essensgerüche werden oft als störend empfunden.

Doch auch Sicherheitsvorschriften solltest du mitbedenken: Schaue also bei der Besichtigung, ob Fluchtwege von allen Mitarbeitern gleichermaßen erreicht und eingehalten werden können. Denke auch an Brand- und Arbeitsschutzverordnungen: Sind zum Beispiel Feuerlöscher vorhanden oder muss hier nachgerüstet werden?

Die Geräuschkulisse

Nicht nur im Büro wird es manchmal laut, auch Umwelteinflüsse und Faktoren wie die Geräuschkulisse von draußen müssen in die Entscheidungsfindung mit einbezogen werden. Laute Hintergrundgeräusche können nicht nur die Konzentration erschweren, sie sorgen auch für eine erhöhte Fehlerquote. Gerade an heißen Tagen sollte es möglich sein, die Fenster zu öffnen, ohne dass Lärm die Konzentration beeinträchtig.

Liegen die Räumlichkeiten also genau an einer Hauptstraße, sollte der nach außen liegende Raum nicht für Mitarbeiter verplant werden, deren Tätigkeit eine hohe Konzentration erfordert. Kindergärten, Schulen, Hauptstraßen mit viel Verkehr und stark frequentierte Plätze können also ebenso die Produktivität beeinträchtigen wie öffentliche Verkehrsmittel. Es empfiehlt sich also, sich für die Besichtigung etwas mehr Zeit einzuplanen, damit die Entscheidung für das neue Büro nicht genau in dem Zeitintervall zwischen zwei Bahn-Durchfahrten getroffen wird.

Fazit & Checkliste

Bevor du dich auf die Suche nach neuen Räumlichkeiten machst, sollte klar sein, welche Faktoren für das Unternehmen besonders wichtig sind – und auch für die Mitarbeiter, die viele Stunden in diesen Räumen verbringen werden. Bei der individuellen Bedarfsanalyse hilft diese kleine Checkliste für Gewerbeimmobilien, das perfekte Büro zu finden:

Lage und Standort

✔ Schnitt des Büros: Passen die Räumlichkeiten zu meinem Bedarf?

✔ Lage im Gebäude: Sind die Räume repräsentativ?

✔ Passt der Stadtteil zu meinem Unternehmen?

✔ Können meine Mitarbeiter und Kunden das neue Büro gut erreichen?

✔ Gibt es eine gute ÖPNV-Anbindung?

✔ Gibt es Parkmöglichkeiten?

✔ Sind meine Büroräume leicht zu finden?

Größe

✔ Haben alle Mitarbeiter mindestens 8qm² Fläche für ihren Arbeitsplatz?

✔ Kann mein Unternehmen noch wachsen?

✔ Brauche ich Flächen für Meetingräume?

✔ Haben Teams oder einzelne Mitarbeiter die Möglichkeit sich zurückzuziehen?

Mietdauer und Kosten

✔ Wie lange kann ich wirklich vorausplanen?

✔ Habe ich alle Nebenkosten und Eventualitäten bedacht?

✔ Habe ich den aktuellen Steuersatz einberechnet?

Ausstattung und Infrastruktur

✔ Hat das potenzielle Büro die benötigten technischen Voraussetzungen?

✔ Wie ist der Handyempfang?

✔ Passen alle technischen Geräte in die Räumlichkeiten, ohne die Arbeit zu beeinträchtigen?

✔ Sind Licht- und Temperaturverhältnisse anpassbar?

✔ Sind genügend sanitäre Einrichtungen für meine Firmengröße vorhanden?

✔ Sind die Fluchtwege auch mit Einrichtung gut erreichbar?

✔ Entsprechen die Räume den Brandschutzvorgaben?

Geräuschkulisse

✔ Kann in den Räumen konzentriert gearbeitet werden?

✔ Können die Fenster geöffnet werden?

✔ Liegen die Räume in stark frequentierten oder befahrenen Gebieten oder in der Nähe/über öffentlichen Verkehrsmitteln wie Zügen oder U-Bahnen?

✔ Liegen die Räume über potenziell lauteren Restaurants, Cafés oder Lokalitäten?

Ich wünsche Dir viel Freude und Spaß bei der Büroschau mit dieser Checkliste für Gewerbeimmobilien. Solltest du noch Inspiriation für die Einrichtung deiner neuen Räume suchen, findest du hier Tipps und Tricks für die richtige Wandfarbe.